Blog

What Are You Waiting For?

by Mark J Galea

Many employers are outsourcing their payroll service to third parties, and here are some of the reasons why:

Free up time – Payroll computation is a time-consuming process. Outsourcing payroll can free up staff time to pursue more important value-added and revenue-generating activities, thus boosting productivity.

Reduce costs and boost productivity – In addition to the Payroll Administrator’s salary, as an employer you need to pay NI contributions; statutory bonuses and other entitlements; leave and sick leave (over 1 month of unproductive hours paid to an employee). The direct costs of processing payroll can be greatly reduced by outsourcing this function. In addition to enjoying great savings on the cost of employment, you will save the opportunity cost (not to mention once again the lack of productivity) spent on time dedicated to hiring any possible replacements for long absences and backfills. When, you also factor in other expenses related to the investment and maintenance of hardware and software (yearly updates, license renewals, maintenance agreements etc), you will realise that the saving you make by outsourcing payroll is actually much bigger.

Ensure confidentiality – By outsourcing this function, you are reducing the number of people within your company who are privy to information related to pay packages, pay rises, and other information that can easily be leaked to other parties within the company.

Ensure continuity – If your Payroll Administrator falls ill, or needs to take leave around the end of the month, the timely issuance of employee’s pays and salaries will disrupt other operations (it’s usually Finance that takes the hit). Pays and salaries need to go out on time in order not to demoralise your employees. When outsourcing your payroll function, you are protecting your business from these risks.

Alleviate the pain – In-house payroll is a headache at best and a nightmare at worst. By outsourcing this function, you will eliminate a tiresome source of regular pain.

Avoid technology headaches – A constant question is whether they have the latest version of their payroll software and the most recent tax and NI bands installed on their computer. Using the wrong tax computations will result in penalties and big employee dissatisfaction.

Leverage outside payroll expertise – Most business professionals tend to be so focussed on meeting targets set by ambitious budgets, that they tend to overlook constantly changing regulations (both statutory and those issued by the EU), yearly changes in NI categories, and frequent changes in tax bands.

Losing the Payroll Administrator – If your Payroll Administrator gets a new job, you will have to spend considerable time and money looking for a resource that is getting scarcer due to a number of different reasons. Consequently, salaries for Payroll Administrators are shooting up. Using an outside service eliminates that business risk.

Hello sunny Malta!

Hi, everyone!

My name is Iris van Els and I come from Eindhoven, a city in the south of Netherlands. I’m studying Human Resource Management at the Fontys Hogescholen, also placed in Eindhoven and I’m the new intern at Quad Consultancy. During this internship, I will mainly focus on recruitment and HR tasks. The next 5 months I will blog about my experiences in Malta and several other topics!

But why Malta?

Well, I’ve always dreamed of an internship or study abroad. A few months ago, I got a chance to go and I definitely didn’t want to loose it! I think Malta is a good place for international students because of its 300 days of sun, almost everyone speaks English and the island is beautiful! So, I got in touch with Niels, the previous intern via LinkedIn, and now I’m here! I think being abroad for a while will be an experience for a lifetime. But it was also a bit scary to miss my family and boyfriend and the fact that I was going on my own and didn’t know anybody in Malta. However, now I’m here and there are so many ways to communicate with them, thanks to Skype! Also, a ticket from Eindhoven to Malta is really cheap with Ryanair, so they can visit me. There are so many students on the island and many events are being organised, for example, parties, dinners and hiking trips. When you join those events, you will definitely meet many new people and you will never be lonely on this island.

My experiences until now

I’ve already been here for two weeks AND they were two of the best weeks of my life! From now on, the weather will get only better, so I’m really curious about what the next 18 weeks will bring me. From the very first day, the island has already felt like home for me. Currently, I’m living in Msida, which is a very central place in Malta. Every morning I walk to Quad Consultancy, for the first week I used to get lost everyday. Well, I found out that Google Maps is not always correct. At the end of the day, getting lost wasn’t so bad, because every day I saw new things!
When I need some groceries then I go to Lidl, but previous week it was not so easy to get there, because it’s been raining for few days and all the streets were flooded and full of water! I’ve never seen anything like that before. Luckily, I was together with my roommate, and he told me that it’s a normal thing in Malta when it rains a lot. We bought so many things but I forgot the cooking cream. So, the next day I wanted to cook and went to the mini market to get some. And I asked: ‘Do you have cooking cream?’. A normal question but the men thought that I asked: ‘Do you have some cocaine?’. He looked at me and told me that he didn’t sell cocaine. Well, I’m from the Netherlands but I was definitely not looking for cocaine!
I’ve already went to many events and met a lot of people from different countries. I visited Mdina, which is a really nice place to go! And I really want to explore more from the island, but hey… I have time! Still, 18 weeks to go!

Iris

____________________________________________________________________________________________________________________________

Hoi allemaal!

In deze blog wil ik me graag voorstellen als de nieuwe stagiaire van Quad Consultancy. Mijn naam is Iris van Els en ik kom van Eindhoven wat in het zuiden van Nederlands ligt. Ik studeer human resource management aan de Fontys Hogescholen in Eindhoven, deze opleiding past dus precies bij de stage! Gedurende deze stage zal ik me ook vooral gaan richten op recruitment werkzaamheden maarook andere HR gerelateerde taken. De komende vijf maanden zal ik gaan bloggen over mijn ervaringen in Malta en nog meer!

Waarom Malta?

Ik heb altijd gedroomd over een stage of studie in het buitenland en een paar maanden geleden kreeg ik de kans om te gaan en ik wist zeker dat ik wilde gaan! Ik denk dat Malta een goede bestemming is voor studenten door, natuurlijk, de 300 zonnige dagen, de voertaal is Engels en het is een prachtig eiland! Zo kwam ik een paar maanden geleden in contact met de vorige stagiair Niels via Linkedin en nu ben ik hier! Ik denk dat een periode tijdens je studie naar het buitenland gaan een ervaring is wat je heel je leven meeneemt. Aan de andere kant vond ik het ook wel een beetje eng om naar Malta te gaan zonder iemand te kennen. En om mijn familie en vriend te moeten missen voor een tijdje. Maar nu ik hier ben kan ik ze nog steeds veel spreken: bedankt Skype! En een ticketje van Eindhoven naar Malta met Ryanair is ontzettend goedkoop dus ze kunnen me komen opzoeken! En over het leren kennen van mensen, er zijn zo veel studenten op dit eiland en er worden veel evenementen georganiseerd zoals bijvoorbeeld: feestjes, diners en hiking trips. Wanneer je naar deze evenementen toe gaat, zul je zeker nieuwe mensen leren kennen en nooit alleen zijn op dit eiland!

Mijn ervaringen tot nu toe

En inmiddels ben ik hier al voor mijn tweede week en het waren zeker een van de beste weken van mijn leven! En vanaf nu wordt het weer alleen maar beter! Ik ben erg benieuwd wat de komende 18 weken gaan brengen. Vanaf het eerste moment op het eiland voelde ik me hier al meteen thuis. Ik woon nu in Msida, wat een erg centrale plek is in Malta. Elke morgen loop ik naar Quad Consultancy, in mijn eerste week raakte ik geregeld verdwaald. En ik kwam er achter dat Google Maps niet altijd even betrouwbaar is in Malta. Maar aan de andere kant is dat ook helemaal niet erg want ik zie erg elke dag weer nieuwe mooie dingen! Wanneer ik boodschappen nodig heb dan ga ik naar de Lidl, maar vorige week was het niet zo makkelijk om daar te komen. Door de regen van de dagen er voor waren alle straten overgelopen met water en het afvoersysteem werkt hier niet altijd even goed. Dit had ik echt nog nooit gezien. Mijn huisgenoot vertelde dat het wel vaker gebeurde. Dus we liepen omhoog, staken over en liepen weer omlaag en we arriveerden bij de Lidl. Ik had veel gekocht maar het bleek dat ik toch iets was vergeten, namelijk de kookroom. Toen ik de volgende dag wilde gaan koken, ging ik naar een winkeltje om het alsnog te halen. Ik vroeg: ‘Hebben jullie misschien kookroom (Cookingcream)?’. Een normale vraag zou je zeggen maar de man dacht ik vroeg: ‘Hebben jullie misschien cocaïne?’. Hij jkeek me aan en vertelde me dat hij geen cocaïne verkocht. Ik kom dan misschien wel van Nederland, maar ik was zeker niet op zoek naar cocaïne! Ik heb al veel evenementen bijgewoond en veel mensen leren kennen met verschillende nationaliteiten. Ik heb Mdina bezocht wat een erg mooi plek is om heen te gaan! De komende tijd wil ik nog veel meer van het eiland gaan ontdekken.

Maar gelukkig heb ik nog 18 weken te gaan!

Iris

Nearly the end!

It is official, next Saturday I am going back to my Swiss mountains. It’s hard to believe that 4 weeks ago it was my first day at Quad Consultancy. I was scared and shy. Obviously, the time has been running away but I have learned a lot. It was my second foreign professional experience but each one was different.

In Malta, almost every day, I could enjoy my delicious sandwich and amazing sunshine. I met some smart people who supported me in my different tasks. Everyone was really welcoming during all this internship. A big focus for me was to improve my English. However, it was an enriching personal experience as well. I came across people from different countries, various towns, each one of them with different cultural background and values. Although we live all together on the same planet, our lifestyles, our believes are so different. I think this is why I like travelling a lot to come across new cuisine. Being open minded is very important in our current times. One of my favourite moments during my stay was, without any doubt, walking along the beach or just reading a book and feeling the breeze. It is often the simple moment which are the best ones. Usually, in my country, I like walking on a Sunday afternoon with my family; this is why I enjoy the natural aspect of each country when I travel.

I would like to thank all the staff for supporting me during these 4 weeks and obviously you, faithful readers. I hope that you are going to enjoy the next colleague’s blogs.

Cheers.

Au Revoir!

Baptiste

____________________________________________________________________________________________________________________________

Presque la fin!

C’est officiel, samedi prochain, je vais retourner dans mes montagnes suisses. Je n’arrive pas à réaliser qu’il a 4 semaines, c’etait mon premier jour à Quad Consultancy. J’étais encore craintif, timide et naïf. Evidemment, le temps s’est rapidement écoulé cependant j’ai beaucoup appris. C’était ma seconde expérience professionnelle à l’ étranger mais chacunes étaient differentes.

A Malte, presque tous les jours, je pouvais déguster mon savoureux sandwich avec un superbe soleil. J’ai rencontré des personnes brillantes qui m’ont aidé dans les différentes tâches à réaliser. J’ai eu le droit à un personnel très accueillant tout au long de mon stage. Un aspect important était accordé pour l’amélioration de mon anglais. Cependant, ce fut une expérience enrichissante sur différents points. J’ai rencontré des personnes de différentes nationalités, provenant de différentes villes avec un baggage culturel important et des valeurs significatives. Bien que nous vivons sur la même planète, nos styles de vie, nos croyances sont différentes. Je pense que c’est pour l’une de ces raisons que j’apprécie voyager et en particulier pour découvrir de nouvelles cuisines. Rester ouvert d’esprit est très important dans notre société actuelle. Un des mes moments préférés durant mon voyage étant, sans aucun doute, marcher le long de la plage ou simplement lire un livre en sentant l’air frais de la mer. Ce sont souvent les moments les plus simples qui sont les meilleurs. Habituellement, dans mon pays, j’apprécie marcher le dimanche après-midi avec ma famille c’est pourquoi j’aime découvrir les espaces naturels de chaque pays lorsque je voyage.

Je souhaite remercier toute l’équipe pour son soutien durant ces quatre semaines et évidement vous, fidèles lecteurs. J’espère que vous apprécierez les articles de mes prochains collègues.  

Cheers,

Au Revoir!

Baptiste