Blog

Outsource payroll

Payroll nightmare?

If you know at least one person who takes care of payroll, then you’re probably familiar with all the annoying stories of disgruntled people they have to deal with every day.

Going out for a Friday drink with a friend of mine, who’s a Finance professional, means one thing – listening to her frustrations over payroll, accounts and the constant backlog she has to deal with.

As much as I can imagine payroll being a routine job, to say the least, I still cannot understand why is it such a headache for most companies! At the end of the day, if you’re running a business, you also have to pay your employees and somebody has to deal with this crucial process. If you get the employees’ pay wrong, you’re most definitely asking for trouble.

Working at Quad Consultancy gave me an excellent opportunity to do a bit of research to see why they claim that by outsourcing payroll, people’s life can be made easier.

As it turned out, it’s not payroll itself that is a nightmare but rather the way the companies decide to go about it. If like my friend, you work for a small or medium-sized company, then most likely you don’t have a separate payroll department. It’s either HR or  Finance who ends up doing it, and…guess what? Because of deadlines and other urgent matters, payroll sometimes ends up being seen as a “side job”…and additional task…a nuisance!

They both seem to be thinking that accountants are there for numbers and HR to… well, deal with people. Unfortunately, payroll needs a bit of both and hiring a payroll administrator equals additional cost to your business.

I can imagine how the time to run the payroll function is a cost, but when you add the initial investment in the software, and the yearly costs of software updates, and maintenance agreements, plus the employee’s leave, sick leave, bonuses, NI and other costs, then the natural question is: “is it REALLY worth it?”

And let’s not talk about the headaches of payroll administrators needing to take sick leave at the end of the month. What about replacing them when they leave? Now THAT is a nightmare!

But it CAN get worse! Have you considered the issue of confidentiality? How many times have companies experienced leaks of information about salaries and – horror of horrors – those EVIL performance bonuses?

So, it seems like I got a pretty straightforward answer to my question about payroll being a company’s nightmare.

What’s the solution to your payroll problem?

OUTSOURCE!

I’m neither a business owner nor a frustrated employee dealing with payroll. However, I cannot understand why anyone would want to go through so much hassle and expense. It’s just easier to leave it to professionals who will take a headache away at a CHEAPER cost!

Why would you waste time and money on payroll when you can free up the time and boost the productivity by investing in skills they will actually want to learn and use at work? Outsourcing will definitely work out cheaper than hiring a payroll administrator, training them and then watching them leave because they got bored of doing the same thing month in month out…or because they were offered more by someone else. REMEMBER, a good, reliable Payroll Administrator comes at a cost. A huge one indeed!

Now I’m off to meet my friend, and guess what I’m going to be talking to her about! Yes, you’re right. I’m going to talk to her about payroll outsourcing… Maybe in a few weeks, we’ll be able to talk about boys, clothes, hangovers, gossip and other interesting stuff…

Stranger Tales in Malta

It’s a Friday afternoon and the sun has just started its way down, leaving behind the cold, grey sky of early spring days. I had no reason to rush, yet I almost ran with the suitcase by my side, just to join the horde of commuters and feel like I still belong to the crowd.

Except, this time, I am a visitor. I don’t have an office to leave, colleagues to go for a pint with, or a train to miss after an unexpected pub crawl. Having not much choice, I sit down in the nearest pub with a book on the table and cold lager in my hand. Ready to proceed with my all-time favourite past time, observing people and the passing time.

The couple in the far right corner is clearly on their first date, trying to impress each other and checking out how they look (who said phone cameras are not handy?) as soon as the other one goes to the bathroom. I am again reminded that I wasn’t in Malta by the guy sitting at the table next to me. Instead of starting a friendly conversation, he’s doing the same thing as me. Pretending to read and text every now and then… Because the city’s cacophony will never let you focus and just drift away into the fictional world of words.

How is that different in Malta? Well, here you’re never a stranger and the person you sit next to will most likely be the person you randomly bump into at work or a night out. Not to mention, sitting by yourself and just staring at people will probably gain you certain looks and a status of a weirdo. Especially, if like me, you tend to hang out at the same place and, ideally, sit in the usual spot.

Nonetheless, in some odd way, there is something satisfactory and comforting in seeing the repeating faces. Constantly bumping into people you know or having seen before could get annoying, and it certainly tops up the list of the most surprising things I encountered in Malta. However, it creates a reassuring safety-net and unspoken agreement of looking out for each other.     

As you can imagine, more often than not, these situations can be naturally awkward. Love it or hate it, it’s still going to happen. But if there is one thing I learned after three months in Malta, it is that everything can be dealt with humour and the magical ability to move on. Ran into your ex or worst enemy? Not a problem, grab a drink and joke about it, and share the story with everyone you know…adding some of your own spice every time you share it.

So long London. Now, it’s time to figure out how can I perform my favourite activity in Malta hoping that I don’t end up with my picture splashed all over the Social Media with a warning to watch out for this weird stalker.

Megan

____________________________________________________________________________________________________________________________

Stranger Tales na Malcie

Jest piątkowe popołudnie, słońce zaczęło zachodzić, zostawiajac za soba szare i zimne niebo pierwszych dni wiosny. Nigdzie nie musialam sie spieszyc, a jednak zaczęłam niemalze biec z walizka u mego boku, tylko po to, żeby dołączyć do tłumu podróżujących po pracy i znowu poczuć się jak część tej specyficznej grupy.

Z jednym wyjątkiem, tym razem jestem tutaj turystka. Nie mam biura, z którego mogłabym wyjść punktualnie o 17, znajomych, z ktorymi moglabym pojsc na piwo, czy pociągu, który mogłabym przegapić z powodu niespodziewanej wycieczki po pubach. Nie mając nic lepszego do roboty, usiadłam w najbliższym pubie z książką na stole i zimnym piwem w ręce. Gotowa na rozpoczęcie mojej ulubionej od zawsze czynności, obserwowaniem ludzi i mijającego czasu.

Para w dalekim, prawym kącie na pewno jest na pierwszej randce i próbuje wywrzeć nieskazitelne wrażenie na sobie, sprawdzając w telefonicznym aparacie wygląd, kiedy tylko druga połowa uda się do łazienki. Facet przy sąsiednim stole robi to samo co ja, udaje, ze czyta i co chwile sprawdza telefon… Poniewaz miejska kakofonia nigdy nie pozwoli Ci się skupić i tak po prostu odpłynąć do fikcyjnego świata slow.

Czym sie to rozni na Malcie? Hmm… Tutaj nigdy nie jest się po prostu ‘obcym’. Najprawdopodobniej wpadniesz na osobę, obok której siedzisz, następnego dnia na ulicy, albo podczas nocnej eskapady w barze. Nie wspominając o tym, że siedzenie samemu i obserwowanie ludzi, zaowocuje przydomkiem dziwaka. W szczegolnosci, jezeli, jak ja, masz w zwyczaju siedziec w tej samej kawiarnii kazdego dnia, najlepiej w tym samym, ulubionym miejscu.

Nie mniej jednak, w jakiś dziwny sposób, jest pewna satysfakcja i komfort w widywaniu powtarzających się twarzy. Częste wpadanie na te same osoby, które znasz, z czasem moze sie stac nieznośne. Zdecydowanie tez, moze dojsc na liste rzeczy, ktore mnie najbardziej zaskoczyły na Malcie. Jednak, stwarza to jakaś dziwna sieć bezpieczeństwa i niespodziewana głośno umowę, która zobowiązuje do pilnowania siebie nawzajem.

Pewnie sobie wyobrażasz, że często te sytuacje są po prostu niezręczne. Możesz je lubić, czy też nie, ale one i tak się wydarza. Aczkolwiek, jeśli jest jedna rzecz, której się nauczyłam po trzech miesiącach na Malcie, to że ze wszystkim mozna sobie poradzic z odrobina humoru i magiczna możliwością do zapominania. Wpadniecie na byłego tudzież największego wroga? Nie ma problemu, pojdz na drinka i zapomnij.

To na tyle, Londynie. Teraz, czas żebym wykombinowała jak tu oddać się mojej ulubionej czynności w świetle dziennym na Malcie. I nie skończyć z plakietka prześladowcy na Facebooku.

Megan

Familija Maltija (Maltese Family)

Imagine a beautiful limestone house with charming red doors and shutters about to be open to let in the morning sun and the smell of freshly baked bread.

As you’re walking in, there are loud noises coming from the kitchen and you cannot wait to taste the coffee and enjoy this blissful moment.

Stop! What you are going to embark on is not a Hollywood adaptation of a Tuscan lifestyle but a reality. Move away from that picture and join me in the kitchen with a family the size of a football team and voices trying to overpower each other.

Because, one thing I didn’t tell you last time was that both my partner and I were staying at his family home, and yes, the family came with it as an extra. Now, we need to zoom the camera away from Tuscany, and onto Malta!

I met my partner’s family on few occasions and had already stayed at their house previously, so it didn’t look like a big deal to live with them for a couple of weeks. Five weeks down the line and I seem to be changing my opinion.

To put you into the picture, I come from a small family, where you only get to see your relatives at Christmas….and funerals. On top of that, you have to make sure you give them long enough notice so they’re prepared to see you and can bring out on display out all the crappy presents you gave them.

Before moving to Malta, I had prepared myself mentally for loud dinners, a lot of hand gestures while talking and facial expressions that can mean more than words. Yet, there were things about happen that would still take me by surprise. All of a sudden, I jumped into the turmoil of Mediterranean family affairs, people knocking on your doors unexpectedly and… after-dinner conversations about bowel movements, to put in the most polite way!

So, what else was waiting for me?

What struck me the most were the unexpected visits, especially on weekend mornings. Being a lazy 20-something (millennial!), I do not like getting up from my warm bed before 10 am on Saturdays.

So you can imagine my consternation when one morning I opened the door for a cousin of a cousin who casually popped for a cuppa. I was a hangover hot mess, trying to do a small talk with a stranger who greeted me with two kisses. Lesson learned: now I just pretend I’m asleep or not at home.

Another thing was Fenkata, a traditional Maltese dinner, where a rabbit is consumed in large quantities. Being an introvert, I try to avoid large gatherings like a plague, but I’m also too polite to decline the invitation. So, I went along.

Large dinners are already quite a feat to organise, however, try doing it with 20 Maltese friends who haven’t seen each other for years and you would be amazed. You will not be able to say a word without shouting and trying to have a conversation will seriously exercise your hearing. Nevertheless, a bottle of wine later, I had nothing to lose, I joined the buzz and for the first time, I actually enjoyed a large dinner.

Am I coming across as a nagging outsider who’s complaining about this new experience? If so, I must be giving the wrong impression! As much as it’s all new and terrifying to me, the Maltese surely know how to break the barriers and have fun (at the end of the day, every excuse is a good excuse to share a drink with friends).

Till the next time,
Megan

____________________________________________________________________________________________________________________________

Familija Maltija (Rodzina Maltańska)

Wyobraź sobie czarujący dom, zbudowany z kamienia wapiennego, z małymi, czerwonymi, drzwiami i okiennicami, ktore tylko czekaja na to, żeby je otworzyć i wpuścić poranne słońce, otulone zapachem świeżo upieczonego chleba.

Podczas, kiedy wchodzisz do domu, słyszysz głosy dochodzące z kuchni i nie możesz się doczekać, żeby skosztować porannej kawy i cieszyc sie tym spokojnym i ujmującym porankiem.

Stop! To co Cie za chwile spotka, to nie Hollywoodzka adaptacja Pod Sloncem Toskanii, ale rzeczywistosc. Zapomnij o tym i dołącz do mnie w kuchnii, z rodzina o rozmiarze drużyny piłkarskiej i przekrzykujących sie głosach.

Jedna z rzeczy, o której nie wspomniałam poprzednim razem, to że oboje z moim partnerem postanowiliśmy na początku zamieszkać w jego rodzinnym domu. Niestety, rodzina została dołączona gratis. OK, czas zmienić ujęcie z Toskanii, na Maltę!

Rodzinę mojego partnera spotkałam wielokrotnie, więc wydawało się, że zamieszkiwanie z nimi przez pewien okres nie bedzie problem. Pięć tygodni później, i zmieniłam zdanie.

Żebyście mogli lepiej zrozumiec moja sytuacje i punkt widzenia, pochodze z malej rodziny, w której widuje sie swoja rodzine tylko podczas Świąt i pogrzebów, malo tego, nalezy sie zapowiedziec na długo wczesnie, zeby byli na to psychicznie przygotowani, i mieli czas na wyciągnięcie wszystkich bezużytecznych prezentów, które im wręczono.

Przed przeprowadzka na Malte, bylam przygotowana na glosne kolacje, dzika gestykulacje rekoma i mimikę, która potrafi wyrazić więcej niż słowa. Mimo wszystko, nadal czekały na mnie wydarzenia pełne niespodzianek. Nagle, wpadłam w chaos Śródziemnomorskiego trybu życia, ludzi pukających do drzwi bez zapowiedzenia i…. Rozmów o wydalaniu i ruchach jelit, mówiąc taktownie.

Co jeszcze na mnie czekało?

To, co zdziwiło mnie najbardziej, to niezapowiedziane wizyty o poranku. Będąc typowa, leniwa 20-latka (Pokolenie Millennial!), nie lubię wstawać z mojego wygodne łóżka przed 10 rano w soboty.

Możecie sobie wyobrazić moje zdziwienie, kiedy pewnego poranka otworzyłam drzwi, i przede mna stal ktoś na rodzaj kuzyna wujka, który tak po prostu wpadl na herbate. Będąc w kompletnym bałaganie, na kacu, musialam sie zaangazowac w nudna konwersacje z kimś, kto przywitał mnie dwoma buziakami w policzek. Teraz juz wiem, ze lepiej udawac, ze sie śpi, albo ze sie jest nieobecnym w domu.

Kolejna rzecza, ktora mnie zaskoczyła, była Fenkata, tradycyjna Maltańska kolacja, podczas której konsumuje się duże ilości królika. Będąc introwertykiem, staram się unikać dużych, w szczególności rodzinnych, spotkań jak ognia, ale jestem też za uprzejma, żeby odmówić. W takim wypadku, zdecydowalam sie, zeby pojsc.

Duże spotkania są dość trudne do zorganizowania, wiec mozesz sobie wyobrazic, jak to wygląda, kiedy 20 Maltańskich przyjaciół spotyka się pierwszy raz po kilku latach. Gwarantuje Ci, że niemożliwym będzie powiedzenie chociażby jednego słowa bez krzyku, a próba prowadzenia rozmowy kończy się poważnym wysiłkiem dla Twoich uszu. Nie mniej jednak, butelkę wina później, nie mając nic do stracenia, dołączyłam do tego gwaru i po raz pierwszy duże spotkanie sprawiło mi przyjemność.

Czy wydaje Ci się, że zachowuje się jak cyniczny outsider, który tylko narzeka na nowe doświadczenia? Jeżeli tak, to muszę sprawiać złe wrażenie! O ile to wszystko jest dla mnie nieznane i przerażające, Maltańczycy z pewnoscia wiedza, jak przełamać bariery i dobrze się bawić (w koncu, kazda okazja jest dobra okazja do wypicia kilku drinków ze znajomymi).

Do następnego razu,
Megan